Komunikace dnes má daleko více forem než v dobách ještě nedávno minulých. Důvodem je samozřejmě internet. Celosvětová síť nám dnes poskytuje komunikační možnosti typu mail, diskuzní fóra, případně stále oblíbenější sociální sítě.
Nicméně ani jedna z těchto forem není vhodná k pořádání různých firemních či zájmových setkání. K tomuto druhu komunikace je přeci jen nezbytné vytvořit mnohem sofistikovanější zázemí, a sice virtuální konferenci.
Vyjde na daleko menší peníze
Konference klasického střihu je velice náročná na finance. Je potřeba zajistit relevantní prostory, vhodné zázemí a také dostat na místo určení všechny účastníky.
V konečném důsledku se jedná o docela drahou akci, kterou jde ale díky moderním technologiím podstatně zlevnit. Stačí prostě vše přesunout do virtuálního prostředí.
Ovšem ani v tomto případě není možné začít vše bez přípravy. Ta naštěstí není u virtuální konference finančně ani logisticky tak náročná, jako v případě klasické formy.
-
Technika – alfou a omegou je samozřejmě technika. Když ta nebude fungovat tak, jak má, konference nebude moci vůbec proběhnout. Proto by měl mít každý účastník nejen dostatečně kvalitní sluchátka s mikrofonem, ale také internetové připojení.
Také by se mělo myslet na osvětlení, a to hlavně v domácích podmínkách. Proto je dobré provést před začátkem celé akce alespoň jednu větší zkoušku, aby se zjistilo, jestli vše funguje. -
Forma – obsah je zásadní, ovšem ani forma nesmí příliš zaostávat. Grafické ztvárnění by mělo korespondovat s obsahem konference, takže například při virtuálním sjezdu myslivců se rozhodně nehodí používat pestrobarevné pozadí či efekty.
Vždy je potřeba grafické ladění volit podle daného tématu. -
Moderátor – moderátor k virtuální konferenci bezpochyby patří. Právě on vede celou diskuzi a sleduje, jestli jsou všichni účastníci aktivní. Také ukončuje, potažmo zahajuje diskuze.
-
Aktivní přestávky – nedílnou součástí virtuálních konferencí jsou nejen přednášky a diskuze, ale rovněž i kratší přestávky. Ty obvykle netrvají déle než patnáct minut. Tento čas je možné vyplnit různými aktivitami.
Účastníci dokáží ve volných chvilkách ocenit třeba kurz protahování zatuhlého svalstva nebo virtuální prohlídku uměleckých děl. Možností je samozřejmě mnohem více.