Firemní akce na klíč znamená jednoduchou dohodu. Vy zadáte cíl, termín a přibližný počet lidí, realizaci převezme jeden dodavatel od úvodní schůzky až po úklid sálu. Nemusíte řešit deset telefonních čísel, srovnávat nabídky cateringu ani hlídat, jestli technik dorazí včas. Tento článek vás provede tím, co všechno kompletní organizace obnáší, z čeho se skládá rozpočet, kdy má smysl začít plánovat a jak vybrat program, který akci udrží pohromadě. Píšu to z pozice pořadatele, který takové akce staví každý týden.
Co znamená klíč
Klíč je zkratka za jednu odpovědnost. Místo abyste koordinovali prostor, jídlo, program a dopravu zvlášť, podepíšete jednu smlouvu a máte jednoho člověka, který za výsledek ručí. To je rozdíl mezi agenturou, která akci opravdu vyrábí, a zprostředkovatelem, jenž jen přeposílá poptávky dalším dodavatelům.
Z-AGENCY je na trhu přes 16 let a firemní akce realizujeme jako přímý dodavatel, ne zprostředkovatel. Máme vlastní herní platformu, vlastní kreativní tým i vlastní vybavení. Díky tomu neplatíte marži někomu, kdo mezi vás a realizaci jen vstoupí.
V praxi to poznáte podle jediné věci. Když se den před akcí něco pokazí, voláte jedno číslo a ten člověk problém vyřeší. Nepřehodí ho na jiného.
Co stojí v rozpočtu
Cena firemní akce nemá pevný ceník. Závisí na vašich preferencích a na domluvě, protože jiný rozpočet potřebuje komorní večeře ve městě a jiný dvoudenní výjezd velké skupiny s ubytováním. Místo hádání čísla má smysl znát složky, ze kterých se výsledná částka skládá.
Kdo si tyto položky rozepíše hned na začátku, nebude na konci nemile překvapený. Ceník patří do konkrétní nabídky, ne do obecného článku, jinak byste srovnávali nesrovnatelné.
- Místo a technika: pronájem prostoru, ozvučení, osvětlení a projekce.
- Catering včetně nealko variant pro řidiče a pro ty, kdo druhý den řídí.
- Program a instruktoři: samotná zábava, moderování a herní vybavení.
- Doprava a ubytování, pokud akce přesahuje jeden den.
- Rezerva na nenadálé výdaje, kterou je rozumné do rozpočtu zahrnout dopředu.
Prostor a lokalita
Výběr místa určí náladu celé akce víc než cokoli jiného. Konferenční sál ve městě sedne školení a předávání výsledků, zámek nebo hotel s vlastními pozemky zase dvoudennímu výjezdu se stmelováním. Realizace stavíme po celém Česku, na Slovensku i v zahraničí, takže se nemusíte držet jen okolí své kanceláře.
Při výběru koukáme na několik praktických věcí najednou: dostupnost pro všechny účastníky, zázemí pro program, možnost záložního vnitřního prostoru a návaznost na dopravu nebo parkování. Krásná louka bez střechy v záloze je risk. Prostor, který umí obojí, je jistota.
Kdy začít plánovat
Termín rozhoduje o všem ostatním. Nejvíce exponované měsíce jsou květen, červen, září a říjen pro outdoorové akce a prosinec pro firemní večírky, kdy k nám míří nejvíc poptávek a volné termíny prostorů mizí první. Kdo shání datum na poslední chvíli, vybírá jen z toho, co zbylo.
U větší akce dává smysl ozvat se s několikaměsíčním předstihem. U komornějšího večírku stačí kratší rozjezd, ale i tak platí jednoduchá věc. Dřívější rezervace znamená víc možností a klidnější přípravu bez zbytečného stresu na poslední týden.
Program jako osa
Program je to, co si lidé z akce zapamatují. Catering a sál jsou samozřejmost, ale rozhoduje, jestli spolu týmy něco skutečně zažijí. Proto akci stavíme kolem programu, ne naopak.
Do venkovního formátu se hodí Treasure Hunt, týmová hra na tabletech, která funguje ve městě i v přírodě. Když chcete příběh a kostýmy, sáhneme po programu Indiana a Svatý grál nebo po detektivním Sherlock vrací úder. Pro vnitřní prostory a chladné měsíce máme Escape Box a vědomostní Brain Party.
Každý z těchto programů zvládne i velké skupiny a není kapacitně omezený tak, aby vás nutil dělit lidi na dvě samostatné akce.
Doprava a ubytování
Jakmile akce přesáhne jeden večer, přibývá logistika. Ubytování, snídaně, přesun mezi programem a hotelem, to všechno umí spolknout čas i nervy, když si to každý řeší sám. U akce na klíč tohle zařizujeme za vás a ladíme návaznosti tak, aby mezi body programu nevznikaly hluché pauzy.
U dopravy myslíme i na detail, na který se často zapomíná. Kdo bude druhý den řídit, potřebuje nealko variantu a rozumný konec večera. Právě proto do cateringu vždy počítáme kvalitní nealko nabídku, ne jen vodu z kohoutku.
Když nevyjde počasí
Počasí je jediná věc, kterou nikdo neobjedná. Proto ke každé venkovní akci připravujeme záložní vnitřní variantu, aby déšť neznamenal zrušený den. Garantujeme, že program proběhne, i když se obloha zatáhne.
V praxi to řešíme dopředu. Rezervujeme krytý prostor, přizpůsobíme scénář a lidé často ani nepoznají, že jsme sáhli po záložním plánu. To je přesně ta jistota, kterou u akce na klíč platíte.
Bezpečnost a alkohol
Úraz na firemní akci je z pohledu zákona pracovní úraz, i když se stane u večerního programu. Proto se vyplatí vybírat aktivity s rozumnou mírou rizika a mít po ruce základní ošetření. Řeším to na každé akci jako první, ještě než padne slovo o zábavě.
Alkohol je druhá věc, která umí večer zlomit. U týmů, kde to mezi lidmi jiskří, doporučuji omezit tvrdý alkohol a po domluvě zajistíme diskrétní antikonfliktní dohled. Platí jednoduché pravidlo: čím zajímavější program, tím méně alkoholu a tím méně konfliktů. Když mají lidé co dělat a co zažívat, nesedí u baru.
Vy programujete systémy, řídíte výrobu nebo se staráte o klienty, každý den děláte něco, co my neumíme. Zato umíme jednu věc pořádně: postavit firemní akci na klíč tak, aby vám z ní zbyla jen dobrá vzpomínka a fotky. Nemusíte řešit dodavatele, techniku ani plán pro případ deště. Napište nám, nebo ještě lépe zavolejte, a projdeme spolu termín, počet lidí a vaši představu. Ať už chcete Treasure Hunt v přírodě, nebo Escape Box do sálu, odejdete se zadáním, které stačí odsouhlasit.
