Kolik stojí teambuilding? To je nejčastější otázka, kterou od klientů slýchám, a upřímná odpověď zní: záleží na preferencích a na domluvě. Jednotný ceník neexistuje, protože firemní akce pro malý tým a pro celou pobočku jsou naprosto odlišné akce. Cenu teambuildingu tvoří několik složek a každou z nich lze nastavit podle toho, kolik chcete investovat a co od akce čekáte. V tomhle článku vám ukážu, z čeho se rozpočet skládá, co jeho výši posouvá nahoru a dolů, kdy je dráž a kdy levněji a jak z rozpočtu dostat co nejvíc, aniž byste ubrali na zážitku.
Proč chybí ceník
Možná čekáte přehlednou tabulku s cenou za osobu. My ji záměrně nemáme, protože by klamala. Cena za jednoho člověka u malé skupiny a u velké firemní akce se liší podstatně, protože fixní náklady na přípravu, techniku a scénář se rozpustí do jiného počtu lidí.
Stejně tak se liší hra, kterou si tým odehraje na svých mobilech, a plně obsazený program s instruktory v kostýmech. Obojí je teambuilding, ale rozpočet každého z nich je jinde.
Proto cena vždy vychází z vašich preferencí a z konkrétní domluvy. Ceník patří do nabídky, kterou vám připravíme, jakmile víme, o čem se bavíme. Do té doby by každé číslo bylo jen střelba naslepo, která vám k rozhodnutí stejně nepomůže.
Na čem záleží
Výši rozpočtu určuje hlavně počet účastníků a míra servisu, kterou od nás chcete. Malá skupina na dopolední hru vyjde úplně jinak než celofiremní akce s cateringem, moderováním a nocováním.
Svou roli hraje formát. Sportovní odpoledne v městském parku má jiné nároky na přípravu než příběhový program s kostýmy, rekvizitami a scénářem na míru. Čím propracovanější zážitek chcete, tím víc práce a lidí za ním stojí.
A pak je tu lokalita a délka. Akce kousek za městem je logisticky levnější než vícedenní pobyt na horách, kam je potřeba dopravit lidi, techniku i instruktory. Každá hodina navíc i každý kilometr se v rozpočtu projeví.
Co stojí v rozpočtu
Rozpočet firemní akce tvoří několik konkrétních položek. Když si je rozepíšete, okamžitě uvidíte, kde máte prostor ubrat a kde by se šetření vymstilo.
Nejčastěji se zapomíná právě na rezervu a na nealko pro řidiče. Žádná z nich rozpočet nezboří, pokud s tím počítáte od začátku. Horší je řešit to na poslední chvíli, kdy vás každá změna stojí víc nervů než peněz.
Když si tyhle složky poskládáte vedle sebe, dostanete reálný obrázek. A hlavně nástroj, jak s rozpočtem pracovat: kterou položku zvětšit, kterou zmenšit a co klidně vypustit.
- Místo a technika: pronájem prostoru, ozvučení, mobiliář.
- Catering: jídlo a pití, včetně nealka pro řidiče.
- Program a instruktoři: samotná náplň akce a lidé, kteří ji vedou.
- Doprava a ubytování: pokud akci pořádáte mimo sídlo firmy.
- Rezerva na nečekané výdaje: počasí, změna počtu lidí, drobnosti na místě.
Levněji nebo naplno
Skoro každý program se dá pořídit v úsporné i v plné verzi. Úsporná varianta běží na vlastních mobilech hráčů, bez instruktora na místě, s pravidly vysvětlenými krátkým videem. Ušetříte na lidech i technice a zábava zůstane.
Plný servis je opačný konec škály. Instruktoři v kostýmech, tablety, rekvizity, moderátor a scénář ušitý na vaši firmu. Zaplatíte víc, zato se nestaráte o nic a celou akci si jen užijete.
Mezi těmito póly je celá řada mezistupňů. Rozhoduje, kolik chcete zařídit vlastními silami a kolik necháte na nás. Podle toho se pohybuje výsledná cena, a proto má smysl si dopředu ujasnit, co od akce opravdu čekáte.
Kolik lidí přijde
Počet účastníků potřebujeme znát nejdřív, protože mění celou logiku rozpočtu. Část nákladů je fixní: příprava scénáře, doprava techniky, čas instruktorů na place. Ty se rozpočítají mezi všechny, kdo dorazí.
U velké akce vyjde cena na hlavu často příznivěji, protože se fixní náklady rozloží mezi víc lidí. U malé skupiny je logika opačná, zato zvládnete komornější a osobnější formát. Žádná z variant není lepší, jsou to jen jiné akce s jiným rozpočtem.
Proto se vždy ptáme na počet dřív než na cokoli jiného. Bez něj vám žádné poctivé číslo neřekneme, jen orientační rozpětí, které stejně nakonec upravíme podle reality.
Kdy je dráž
Termín ovlivní cenu i dostupnost míst. Nejvíce exponovaný je u nás podzim a prosinec, kdy firmy shánějí vánoční večírky a kapacity oblíbených prostor se rychle plní. V té době se hůř vyjednává a lepší termíny bývají pryč dřív.
Kdo plánuje na jaro nebo na začátek léta, má širší výběr míst a silnější vyjednávací pozici. Když vám konkrétní datum nehoří, řekněte nám jen zhruba, kdy akci chcete. Často pak najdeme den, který sedne vašemu rozpočtu líp.
Jak ušetřit
Ušetřit se dá chytře, aniž byste sáhli na zážitek. Vyberte úspornější formát programu, naplánujte akci mimo nejvíce exponované měsíce a spojte ji s něčím, co byste stejně platili, třeba s výročním setkáním nebo interním školením.
Šetří i logistika. Akce blíž k firmě sníží náklady na dopravu i čas strávený na cestě. A platí jednoduché pravidlo: čím jasněji nám popíšete, co od akce čekáte, tím přesnější rozpočet dostanete, bez zbytných položek, které byste stejně nevyužili.
Časté otázky
Z jakých položek se skládá rozpočet teambuildingu?
Rozpočet má pět složek: místo a technika (pronájem prostoru, ozvučení, mobiliář), catering včetně nealka pro řidiče, program a instruktoři, doprava a ubytování při akci mimo sídlo firmy a rezerva na nečekané výdaje, třeba na počasí nebo změnu počtu lidí. Nejčastěji se zapomíná na rezervu a na nealko pro řidiče.
Jak počet účastníků ovlivňuje rozpočet teambuildingu?
Část nákladů je fixní: příprava scénáře, doprava techniky a čas instruktorů na place. Rozpočítají se mezi všechny, kdo dorazí, takže u velké akce vychází cena na hlavu často příznivěji. U malé skupiny je logika opačná, zato zvládnete komornější a osobnější formát.
Jak formát, lokalita a délka akce ovlivňují rozpočet?
Sportovní odpoledne v městském parku má jiné nároky na přípravu než příběhový program s kostýmy, rekvizitami a scénářem na míru. Akce kousek za městem je logisticky levnější než vícedenní pobyt na horách, kam je potřeba dopravit lidi, techniku i instruktory. Každá hodina navíc i každý kilometr se v rozpočtu projeví.
V čem se liší úsporná a plná verze programu?
Úsporná varianta běží na vlastních mobilech hráčů, bez instruktora na místě, s pravidly vysvětlenými krátkým videem. Plná verze nabízí instruktory v kostýmech, tablety, rekvizity, moderátora a scénář ušitý na vaši firmu. Mezi oběma póly je celá řada mezistupňů.
Jak termín ovlivňuje rozpočet a dostupnost míst?
Nejvíce exponovaný je podzim a prosinec, kdy firmy shánějí vánoční večírky a kapacity oblíbených prostor se rychle plní. V té době se hůř vyjednává a lepší termíny bývají pryč dřív. Na jaře nebo na začátku léta máte širší výběr míst a silnější vyjednávací pozici.
Co nám musíte sdělit, abyste dostali přesný rozpočet teambuildingu?
Nejdřív potřebujeme znát počet účastníků, protože mění celou logiku rozpočtu. Řekněte nám také zhruba, kdy akci chcete, a co nejjasněji popište, co od ní čekáte. Čím jasnější zadání, tím přesnější rozpočet dostanete, bez zbytných položek, které byste nevyužili.
Kdy se ozvat
S plánováním se vyplatí začít včas, hlavně u větších akcí a u oblíbených termínů. Čím dřív máme jasno v počtu lidí a v termínu, tím víc prostoru zbývá vybrat místo, které sedne rozpočtu i programu.
Když se ozvete na poslední chvíli, jde to taky, ale výběr je užší a cena může být vyšší kvůli spěchu. Rezerva v čase je stejně cenná jako rezerva v rozpočtu. Obě se navzájem doplňují.
Vy vyvíjíte software, řídíte investice nebo hlídáte výrobu, a v tom jste doma. My organizujeme firemní akce, a v tom jsme doma my. Na trhu jsme přes 16 let a víme, kde se dá ušetřit a kde se šetřit nevyplatí. Řekněte nám, kolik lidí chcete vzít, jaký termín máte v hlavě a co od akce čekáte, a my vám připravíme rozpočet přesně na míru. Napište nám, nebo ještě lépe zavolejte. Domluvíme se.
