Firemní akce pro desítky i stovky účastníků

Když je účastníků málo nebo moc

Ideální stav nastane, když počet účastníků odpovídá kapacitě programu. V praxi se ale stává, že na akci jede málo účastníků, nebo naopak výrazně mnoho účastníků, a program je potřeba podle toho upravit.

Co dělat, když je účastníků opravdu hodně a firma chce konkrétní program, který na takové množství lidí stavěný není? Je lepší přizpůsobit velikost účastnické skupiny, nebo se zaměřit na úpravu programu?

Nesoulad mezi kapacitou programu a velikostí skupiny vyřešíte, když nejdřív porovnáte kapacitu vybraného programu s počtem přihlášených. Při plánování akce pro stovky lidí volím jednu z následujících cest.

1. Účastnickou skupinu rozdělím na několik částí a každá z nich absolvuje jiný program.
2. V daném termínu uspořádám program jen pro určitou část účastníků a pro ostatní se program zrealizuje v jiném termínu. 
3. Vyberu jiný program, který je pro velkou účastnickou skupinu vhodnější.

Když je účastníků naopak extrémně málo, zbývá většinou jediná cesta: vybrat program, který funguje i s velmi malou skupinou a neztratí přitom tempo.

Desítky, stovka nebo stovky

Sečtěte přihlášené ještě před výběrem programu. Velikost skupiny mění celou stavbu akce, nejen počet instruktorů, a podle tří typických situací z praxe poznáte, kde nastává zlom.

Několik desítek lidí se vejde do jednoho příběhu i jednoho prostoru. Instruktor má přehled o každém týmu a program běží jako jeden celek.

Kolem stovky účastníků se akce dělí na souběžné týmy. Každý tým má vlastního instruktora, stanoviště běží paralelně a nikdo nečeká ve frontě.

U několika stovek lidí rozhoduje logistika: registrace, přesuny mezi stanovišti, ozvučení společného startu a finále, kde se týmy znovu potkají. Před objednávkou si ověřte:

• prostor pro společné zahájení i závěr
• počet instruktorů a souběžných stanovišť
• harmonogram přesunů a jídla
• záložní indoor program při špatném počasí

Rozvojové programy

Pokud chcete uspořádat program rozvojovějšího charakteru, přizvat na něj několik stovek zaměstnanců není dobrý nápad, protože rozvoj potřebuje prostor pro každého.

Rozvojové programy vyžadují speciální přístup. Lektor potřebuje vidět reakce jednotlivých lidí, aby mohl s každým účastníkem dobře pracovat, a to ve velkém davu nejde.

U rozvojových programů proto doporučuji akci pro jednotky až nižší desítky zaměstnanců. Zpravidla jde o jeden tým nebo jedno oddělení, které spolu běžně pracuje.

Zážitek a teamspirit

Zážitkové nebo teamspiritové programy si určitě užijete s kolegy z celé firmy a není problém je zrealizovat pro vyšší desítky až stovky osob.

Programy, které škálují

Pro stovky lidí sedí příběhové teambuildingy, kde týmy plní úkoly souběžně a na konci se sejdou. Indiana a Svatý grál stojí na příběhu Indiana Jonese a končí finálovou spoluprací týmů.

Sherlock vrací úder vtáhne skupinu do detektivního příběhu s instruktory v kostýmech konstáblů. Útěk z hradu se hraje na reálném hradě, s kostýmy a středověkými zbraněmi.

Tyhle programy zvládnou i velké skupiny, protože týmy se mezi stanovišti střídají a příběh je drží pohromadě. V poptávce uveďte přesný počet účastníků a nechte si potvrdit počet instruktorů a stanovišť.

Virtuální firemní akce

Nejširší možnosti mají online programy, které lze realizovat pro skupinu od jednotek až po tisíce osob.

Kromě prakticky neomezeného počtu osob nejsou tyto programy omezeny ani teritoriálně. V jeden okamžik se do akce zapojí kolegové, kteří sedí na různých kontinentech.

Vliv počtu účastníků na cenu

Počet osob ovlivňuje akci zásadně. Firemní akce pro vyšší počet lidí má tu výhodu, že se v ní dá lépe pracovat s budgetem, který firma na akci vyhradila.

Fixní náklady akce se rozpočítají mezi velké množství účastníků, takže v přepočtu na jednu osobu vychází cena za realizaci výhodněji než u malé skupiny.

Plánování firemní akce

Než začnete vybírat program, sepište si jednou větou účel akce. Je rozdíl, jestli se mají zaměstnanci hlavně bavit, nebo jestli má akce mít i vzdělávací potenciál.

U velké skupiny na tom závisí všechno ostatní. Odměna za dobrý rok snese pasivnější zážitkový program, rozvojový cíl potřebuje menší týmy.

Firemní zážitek ve formě adrenalinu

Adrenalin láká, ale u stovek lidí chce víc rozmyslu než u jednoho týmu. Domluvte si s profesionály, kteří aktivitu vedou, bezpečnostní instruktáž předem a jejich pokyny dodržujte bez výjimky.

U letových aktivit rozhoduje počasí a při špatné předpovědi je lepší na realizaci netrvat.

Gurmánský zážitek

Ne každého baví výška nebo rychlost. Degustace vín, degustace čokolády, výroba vlastních pralinek nebo workshop vaření osloví i ty, kdo adrenalin nevyhledávají.

Mají jednu praktickou výhodu: dají se pořádat po celý rok, bez ohledu na roční období a počasí.